はじめに
1/24(日)に開催された「新しいLinuxの教科書」を読む会 #9に参加させていただいた。
勉強会の中で、著者のお一人である大角さんが、相手に伝わりやすい文章の書き方について教えてくださったので、そちらについて感想を書いた。
『文章、作文技法、リモートワーク』
こちらが大角さんの発表資料。
【Point】
1. 相手の脳に負担をかけない
2. 相手が答えやすい/相手が「自分が何をすればいいか」すぐ分かる
3. 自分がこれを受け取ったら？と、頭をいったん真っ白にして考える
リモートワークになって、必要とされるスキルが変わった
コロナ禍でリモートワークが増えたことで、仕事での必須スキルが対面のコミュニケーション力から、 伝わりやすい文章を書く力に変わった。
たしかに対面だと、「なんとなく」でニュアンスを伝えられたり、PC画面や書類を見せれば何について話をしようとしているか分かるなど、きちんと言語化できていなくても意思疎通がしやすいな、と思った。
1. 結論から書く
なぜ結論から書くべきかの理由の一つとして、「相手がどういった端末でそのメールを見るか分からないから」という話が印象的だった。
PCだとすべての文章を大きい画面で見ることができるが、スマートフォンやアップルウォッチでは、メール通知の画面では、件名や最初の数行しか見ることができない。
私は普段している仕事がデスクワークのため、スマートフォンでメールを確認することが滅多になかったのもあり、このような観点からメール文について考えたことがなかった。
営業の方々は外出が頻繁にあるため、メール通知を見た時点で内容が伝わる文章を書くように気をつけようと思った。
2. メールはだらだら書かない
メールの文頭に、「報告」「質問」「依頼」「相談」などの「小見出し」を付けたほうが分かりやすいという話が非常に参考になった。
文章が長い場合はとくに、小見出しをつけると、どの辺りに自分が欲しい情報が書かれているかが分かり、文章全体の構成が分かって読みやすいと思ったので、仕事でも取り入れたいと思った。
3. 質問・指示は、番号で箇条書きにすると、相手が答えやすい
質問したいことが複数ある場合、番号をつけて箇条書きにすると分かりやすいという話が参考になった。
今までは、質問が複数あるときは、「〇〇について伺いたいです。また、△△についてですが~」というように、「また、」を間に入れて書いていたが、
ラベリングをしたほうが、何個質問をされているかがひと目で分かって良いと思った。
4. メールの件名は主題
件名には小見出しをつけると分かりやすいという話が参考になった。
私はこれまで小見出しはつけずにメールを送っていたが、例えば営業の方当てに電話があった時は、お客様への折返しが必要かどうかを小見出しに書くと見やすいと思ったので、仕事に取り入れていこうと思った。
5. 主語・目的語を省略しない
主語・目的語を省略して、「○○した？」と送ると、相手に「怒っている」と思わることがあるので、省略しない。
たしかに、文章だと言い回しによってはきつい印象を与えることがあるので、「自分がこの文章を送られたらどんな気持ちになるか」を意識して書こうと思った。
目次はスライドの最後に入れる
発表の最後にはだいたい質問があるので、スライドの最後には、"ご清聴ありがとうございました"ではなく、目次を入れるべきという話が参考になった。
今年はLTにも挑戦したいと思っているので、自分が発表する時には、目次を一番最初と最後の両方に入れて、質問タイムの時にすぐに目次を表示できるようにしておこうと思った。
おわりに
普段の仕事では、メールを送られることよりも、送って読んでもらうことのほうが圧倒的に多いため、これまでどんな文章だと伝わりやすいかを考えたことがあまりなかった。 そのため、今回伝わりやすい文章を書くことの重要性と、 どんな工夫をすると伝わりやすいかのポイントを知ることができて、非常に勉強になった。 また、今回教わった方法は、仕事だけでなく、プログラミングスクールで分からないことを質問する時にも役に立つと思うので、積極的に使っていきたいと思う。
